Em muitas empresas, o ERP sabe o que deveria estar no estoque, mas não sabe exatamente onde cada item está, em qual lote, com qual validade e em que etapa da operação. Essa distância entre o registro no sistema e a realidade física do armazém é a origem de boa parte das divergências de estoque. A integração entre ERP e WMS existe para fechar essa distância.
O papel de cada sistema
O ERP é a referência da gestão empresarial: cadastros, compras, vendas, documentos fiscais, financeiro e a posição contábil do estoque. Ele planeja e registra as transações do negócio.
O WMS (Warehouse Management System) é o sistema que conduz a execução física dentro do armazém: recebimento, conferência, endereçamento, movimentações, separação, conferência de saída e expedição. Ele organiza o trabalho das pessoas e registra cada movimento no momento em que acontece.
Os dois sistemas não competem entre si. O ERP diz o que precisa acontecer; o WMS controla como e onde acontece, e devolve ao ERP a confirmação do que foi feito.
Quais informações circulam entre ERP e WMS
Em linhas gerais, a integração cobre dois sentidos:
- Do ERP para o WMS: cadastros de produtos, documentos de entrada que serão recebidos e pedidos que precisam ser separados e expedidos.
- Do WMS para o ERP: confirmações das operações executadas, ou seja, o que foi efetivamente recebido, movimentado e expedido.
O detalhe de cada fluxo depende dos processos da empresa e dos módulos utilizados. Por isso, o desenho da integração deve começar pelo processo, e não pela tecnologia.
Benefícios de uma integração bem desenhada
- Menos digitação e retrabalho: a informação é registrada uma vez e reaproveitada pelo outro sistema.
- Processos sincronizados: o planejamento no ERP e a execução no armazém avançam de forma coordenada.
- Rastreabilidade: cada movimentação passa a ter origem, destino, lote e responsável identificados.
- Consistência entre sistemas: os saldos do armazém e do ERP permanecem alinhados, com menos divergências para investigar.
Cuidados que fazem diferença
Definir quem é a fonte de cada informação
Cada dado precisa ter um "dono". Se cadastros podem ser alterados nos dois sistemas sem regra clara, as divergências aparecem rapidamente.
Tratar exceções desde o início
Divergência na conferência, item avariado, pedido alterado depois de separado: os cenários fora do fluxo ideal precisam estar previstos no processo e na integração.
Monitorar a integração
Uma integração que falha em silêncio é pior do que nenhuma integração. É importante acompanhar o que foi enviado, o que foi processado e o que precisa de tratamento.
Testar com cenários reais
Antes de entrar em operação, vale testar a integração com documentos e pedidos que representem a rotina real, incluindo os casos de exceção.
Addon MAIS i9 e APIs
O MAIS i9 WMS se conecta ao TOTVS Protheus pelo Addon MAIS i9, via API, e disponibiliza APIs para integração com outros ERPs. Se você quer ver como o planejamento do ERP se conecta à execução no armazém, agende uma demonstração.